Особое внимание следует уделять двум типам записей — счетам, подлежащим оплате, и счетам дебиторов (они оба связаны с текущим бухгалтерским учетом). И те и другие влияют на определение того момента, в который ваша компания получит фактическую прибыль.
Представленный Финансовый отчет показывает деятельность компании по продаже электроламп в конце июля месяца. Она заработала на продаже 6000 грн. и оплатила несколько видов текущих расходов: заработная плата, плата за аренду помещения в течение года, телефонные разговоры, офисные принадлежности (канцелярские товары) и покупка сканера. Заплатив за аренду помещения вперед за год, фирма сэкономила 30% денежных средств (по сравнению с тем, если бы она за это платила помесячно). Записав все эти расходы как расходы текущего периода, в результате она получила за февраль месяц чистый доход, равный 959 грн.
Показанный выше финансовый отчет, основанный на методе учета денежных средств (кассовый метод бухгалтерского учета), чаще всего используют маленькие компании (точнее те, которые принадлежат одному владельцу). Он состоит в том, что расходы и доходы записываются в тот период, в течение которого они выплачиваются или поступают. Как было указано раньше, существует другой способ ведения дел, он носит название текущего бухгалтерского учета. Он несколько сложнее, чем кассовый и требует больших усилий по его ведению, но позволяет гораздо точнее отслеживать доходы.
Для сравнения покажем пример другого Финансового отчета, основанного на текущем бухгалтерском учете (см. рис. 16).
Здесь аренда помещения в течение месяца (июля) равна 1/12 части годовой оплаты, поэтому в ячейке С9 будет стоять формула:
=Тлав. книга’!Е6/12 (иными словами 3207/12)
Рис.6 Текущий финансовый отчет
Компания также записывает 1/36 стоимости сканера как амортизацию (предполагается, что сканер рассчитан на три года работы), в ячейке С12:
=АМР(«Глав. книга»!Е7;0;36) (иными словами 600/36)
Тогда чистый доход за февраль месяц будет равен 4482 грн., т. е. — в 4.7 раза больше чистого дохода, записанного при применении кассового метода.
Доход 4482 грн. — гораздо более реальная оценка за июль, нежели 959 грн., ведь и ежемесячная плата за аренду помещения, и сканер будут участвовать в создании дохода не в течение месяца, а гораздо дольше. И наоборот, зарплата, телефонные разговоры и канцелярские товары имеют отношение только к одному месяцу, поэтому лучше записать их полную стоимость в феврале (при условии, если канцтовары куплены в месячной потребности, как у нас).
Итак, Финансовый отчет, уровень его детализации делается исходя из тех задач, которые выдвигает жизнь. Например, чтобы повысить эффективность работы менеджера в названной фирме по продаже электроламп или связать систему вознаграждений с показателями Финансового отчета, в него лучше включить показатели прибыли как от продажи старым клиентам, так и от продажи новым заказчикам; здесь также можно ввести статью расходов на вознаграждение за расширение клиентуры. Ясно, что это позволит сконцентрировать усилия по увеличению объема продажи на более трудном участке — работе с новыми клиентами.
Как резюме, можно констатировать, что при выборе формы Финансового отчета решающим фактором является направление деятельности вашей компании и способ использования данных. Главное, чтобы Финансовый отчет помогал вам принимать производственные решения.
