Итак, суммы в дебитной части журнала кассовых поступлений переносятся в Главную книгу следующим образом.
- Итог поступлений в столбце С переносится как одна сумма на счет Денежные средства Главной книги.
- Отдельные суммы любых поступлений в столбце Е переносятся в Главную книгу на счет, имя которого указано в столбце D.
Кредитная часть в Журнале кассовых поступлений показана на рис.20.
Из рисунка видно, что кредитная часть в журнале кассовых поступлений по своей структуре напоминает дебитную. В ней (в кредитной части) тоже содержатся два счета Главной книги, которые понадобятся при перенесении операций из журнала кассовых поступлений: Дебиторская задолженность (столбец I) и Продажи (столбец J).
Предположим, что 8/08/06 компания по продаже электроламп получает чек от компании «Всеслав». Этот чек — оплата по счету от 7/08/06. Указанная операция отражена в строке 9 рабочего листа Журн.Кас.Поступл. (см. рис. 20). При проведении этой операции выполняются следующие действия.
- В ячейку С9 внесена запись, отражающая сумму чека; это означает, что на дебитный счет Денежные средства Главной книги должна быть внесена сумма 6000 грн.
- В ячейку I9 внесена запись, отражающая сумму чека; это означает, что в Главную книгу на счет дебиторская задолженность будет внесен кредит на сумму 6000 грн.
- Когда сумма 6000 грн. фактически переносится на счет дебиторская задолженность, в ячейке Н9 можно заказать метку, показывающую, что перенесение состоялось.
Внесение суммы 6000 как дебета на счет денежные средства и в качестве кредита на счет дебиторская задолженность означает, что в тот момент, когда получен платеж, эта сумма переместилась из дебиторской задолженности (еще не полученный актив) в денежные средства (полученный актив).
В другом примере, когда 6 августа клиент производит оплату 105 грн. наличными (см. рис. 20), данная сумма вводится в ячейку С7, это означает, что на счет Денежные средства Главной книги указанная сумма должна быть внесена как Дебет; и та же сумма вводится в ячейку J7, это значит, что на счет Продажи Главной книги должен быть внесен кредит, равный 105 грн.
Запись суммы продажи 105 грн. сразу на два счета Главной книги (Денежные средства и Продажи) максимально упрощает бухгалтерский учет с использованием метода двойной записи.
Каждая сделка должна быть зафиксирована и как Дебет, и как Кредит, причем записи должны быть занесены на разные счета. Кроме целого ряда преимуществ, метод двойной записи позволяет получить результат, при котором сумма всех дебетных записей в Главной книге равняется сумме всех кредитных записей; а это говорит о том, что счета сбалансированы.
Рассмотрим сделку, показанную на рис. 20 в строке 11. Компания по продаже электроламп 25 августа получила банковскую ссуду в размере 8000 грн. В обмен на оформление кредита банк выдал компании чек на сумму 8000 грн., и она поместила его на свой чековый счет. Следовательно, денежные средства компании увеличились на 8000 грн. Но это не означает, что компания внезапно разбогатела на 8000 только потому, что подписала соглашение о кредите: в конечном счете ей придется вернуть эти деньги. Значит, возросла задолженность компании на 8000 грн.; чтобы зафиксировать этот факт, счет под названием Кредиты банка увеличивают на ту же сумму.
Когда наша компания продает электрические лампы, происходят следующих четыре события.
- На счет Денежные средства (счет активов) записывается приход.
- На счет Продажи (счет доходов) записывается расход.
- Товарно-материальный запас (счет активов) в конечном счете расходуется.
- Стоимость проданных товаров (счет доходов) в конечном счете увеличивается.
Если суммы в пунктах 1 и 2 превышают суммы в пунктах 3 и 4, компания получила прибыль. (Дешево покупаем, дорого продаем!)
Наконец, обратите внимание, что в кредитной части журнала кассовых поступлений есть еще один столбец, который показывает (с помощью метки), было ли поступление перенесено.
Единственное в этом журнале, что отмечается как перенесенное, — это платежи, поступающие на счета дебиторов. Причина в том, что счет Главной книги поддерживает подробную информацию об отдельных счетах (например, о счетах «Всеслав», «Норд», «Парис» и т. д.). Поэтому, когда на один из этих счетов поступают платежи, наша компания переносит сумму на специальный счет клиентов. И наоборот, компания может перенести общую сумму всех продаж, совершенных за наличные деньги, на счет продажи Главной книги.
Последний из обсуждаемых здесь специализированных журналов — это журнал денежных расчетов (ЖурнДен.Расчетов). Его кредитная часть показана на рис.21.